Program Audit Internal ISO 22000

Dalam proses implementasi ISO 22000, internal audit dilakukan bukan hanya sebagai prasayarat dari pelaksanaan ISO saja, namun hal yang terpenting adalah internal audit dilakukan untuk melakukan proses validasi terhadap pelaksanaan Sistem Manajemen Keamanan Pangan.

Agar pelaksanaannya menjadi efektif, perusahaan yang bergerak dalam industri pangan harus memastikan bahwa pelaksanaan dari program internal audit tersebut dijalankan sesuai dengan standar persyaratan.  Lalu langkah apa yang harus dilakukan oleh industri pangan agar program internal audit efektif?

Langkah pertama, membentuk tim internal audit yang kompeten.  Adalah hal yang sangat penting dalam industri pangan untuk memastikan bahwa auditor yang dimiliki adalah auditor yang kompeten.  Pembentukan tim internal audit dapat dilakukan dengan melalui program-program pelatihan yang efektif dan terpadu untuk meningkatkan kemampuan auditor untuk menjalankan proses audit.

Langkah kedua, membentuk checklist audit yang efektif.  Secara prinsip kegiatan internal audit harus dilakukan lebih teliti dan detail bila dibandingkan dengan audit eksternal.  Meskipun prinsip teknik sampling masih dilakukan, kegiatan audit internal adalah suatu proses implementasi untuk mengukur apakah sistem yang ada sudah dapat menjamin standar keamanan pangan yang tepat. Perusahaan dapat juga mengadopsi checklist-checklist audit BRC, IFS ataupun checklist dari pelanggan yang mana memberikan peningkatan terhadap status sistem yang kita jalankan.

Langkah ketiga, melakukan analisis data terhadap hasil audit.  Perusahaan dapat melakukan proses penyusunan analisis data berdasarkan hasil temuan baik yang bersifat major, minor dan observasi.  Analisis data ini dapat menggunakan diagram Pareto ataupun dengan menggunakan jenis diagram lainnya untuk kemudian dilakukan proses identifikasi terhadap area kerja yang akan dilakukan proses perbaikan terlebih dulu.

Adalah sangat penting bagi perusahaan menjalankan fungsi internal audit, karena melalui fungsi ini, perusahaan dapat meningkatkan kinerja sistem dalam perusahaan. Lakukan proses pencarian referensi eksternal yang tepat dalam proses penerapan sistem dalam perusahaan Anda. (amarylliap@gmail.com, 08129369926)

 

 

 

Program Seleksi dan Pengembangan Pemasok

Banyak perusahaan melihat keterlibatan dan hubungan antara perusahaan dan pemasok adalah hanya sekedar bisnis belaka. Dimana pemasok menjadi suatu kontributor dari suatu tahapan proses dan dilihat aspek efisiensi sebagai aspek komersial belaka. Apakah tepat anggapan tersebut?

Dalam proses penerapan ISO 9001, dalam klausul 7.4 mengenai proses pembelian ditetapkan adanya kebutuhan untuk mengembangkan program seleksi dan evaluasi pemasok sebagai suatu tahapan penting dalam proses. Lalu bagaimana proses pembelian itu sendiri diatur dalam penerapan ISO 9001?

(1) Proses Pembelian
Proses pembelian ditetapkan dalam prosedur khusus, yang artinya harus terdapat suatu dokumentasi prosedural yang menjelaskan bagaimana proses pembelian itu dijalankan. Idealnya, setiap proses pembelian harus dilakukan dengan membuat suatu permintaan tertulis terhadap kebutuhan pembelian, yang dituangkan dalam bentuk PR (Purchase Request), oleh user atau departemen yang membutuhkan barang yang dimaksud. Dari Purchase Request tersebut kemudian diproses menjadi PO (Purchase Order) oleh bagian Purchasing, yang kemudian dilakukan proses pembelian. Tahapan proses pembelian ini disebut proses pembelian dengan sistem PO.
Beberapa pemasok tradisional yang tidak berada dalam bentuk PT, maka proses pembelian umumnya tidak dilakukan melalui PO (Purchase Order), biasanya dilakukan dalam bentuk cash. Kegiatan ini juga dimuat di dalam prosedur sebagai proses pembelian tunai.

(2) Proses Seleksi Pemasok
Kegiatan seleksi pemasok, adalah kegiatan pemilihan pemasok baru yang belum pernah digunakan oleh perusahaan. Sistem ISO 9001:2008 tidak mempersyaratkan sistem dan mekanisme yang ditetapkan oleh perusahaan dalam melakukan proses seleksi pemasok. Menjadi sangat positif bagi perusahaan apabila program seleksi yang dikembangkan adalah jenis seleksi yang lebih mengutamakan kualitas dan aspek benefit yang ada dalam perusahaan itu sendiri. Jangan hanya dengan melihat faktor harga saja. Apa yang dimaksud dengan benefit? Ambil contoh pada pemasok mesin proses, meskipun harga yang terlihat tinggi, tidak ada salahnya untuk melihat nilai lebih yang ditawarkan seperti garansi penggunaan dalam selang waktu tertentu, jasa perbaikan gratis ataupun adanya pelatihan untuk operator. Hal-hal ini dapat menambah “nilai” pada produk selain di luar harga yang ditawarkan.
Perusahaan sebaiknya memperhatikan juga adanya sistem manajemen yang dimiliki oleh perusahaan pemasok. Apabila perusahaan pemasok tersebut telah memiliki Sistem Manajemen ISO 9001:2008, maka sebagai perusahaan kita memiliki banyak keuntungan seperti (a) jaminan kualitas yang konsisten (b) komitmen terhadap kepuasan pelanggan (c) penanganan pasokan yang tepat dan konsisten dengan standar operasional yang perusahaan butuhkan.

(3) Proses Evaluasi Pemasok
Program evaluasi pemasok dilakukan untuk pemasok yang sudah konsisten melakukan proses pasokan ke dalam perusahaan. Kegiatan evaluasi pemasok yang dimaksud meliputi parameter kualitas produk (termasuk barang dan jasa), akses terhadap status informasi ketersediaan barang maupun keluhan pelanggan dan aspek lainnya seperti harga dan jangka waktu pembayaran serta jangan lupa kaitannya dengan adanya nilai lebih dari produk yang dimaksud.

(4) Program audit pemasok
Kegiatan audit pemasok dapat dijalankan sebagai program pembinaan dan pengembangan pemasok yang menjalankan proses outsourcing terhadap proses yang dijalankan oleh perusahaan. Tingkat kepentingannya akan menjadi tinggi mengingat barang yang dihasilkan akan diatasnamakan oleh perusahaan itu sendiri.

Dalam proses pengelolaan dan pengembangan pemasok, perusahaan harus melihat bahwa pemasok adalah partner yang sejajar dan harus dikelola dengan tepat dan maksimal. Banyak manfaat untuk menjalankan implementasi ISO 9001:2008, tunggu apa lagi implementasikan dengan tepat di perusahaan Anda.(amarylliap@yahoo.com, 08129369926)

KONSULTANSI SISTEM MANAJEMEN ISO 9001/ ISO 14001/ OHSAS 18001/ ISO 22000

Memberikan jasa gratis informasi konsultasi on line untuk kebutuhan pelatihan, penyusunan sistem maupun proses evaluasi terhadap impelementasi sistem yang dijalankan di perusahaan. Khususnya dalam implementasi Sistem Manajemen ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001 dan ISO 22000.

Amaryllia Puspasari—-(amarylliap@yahoo.com, 087884378754)

PROSES PENYUSUNAN INSTRUKSI KERJA BERBASISKAN ISO 14001

Ketika melakukan proses set up terhadap Sistem ISO 14001, banyak perusahaan yang masih bingung dan bertanya-tanya tentang tata cara penyusunan instruksi kerja yang berbasiskan sistem manajemen lingkungan (ISO 14001). Apakah menyusun sistem dokumentasinya sama dengan penyusunan sistem dokumentasi ISO 9001:2008, atau berbeda? Lalu dimana letak perbedaannya?

Pada prinsip konsep penyusunan instruksi kerja pada Sistem Manajemen Lingkungan ISO 14001 adalah sama dengan ISO 9001, yaitu melakukan proses penjelasan terhadap aktivitas dengan ruang lingkup spesifik pada area kerja yang sempit/ kecil. Nilai perbedaannya adalah dengan proses penambahan informasi yang termuat dalam Instruksi Kerja tersebut. Adapun informasi yang dimaksud adalah:
(1) Faktor Lingkungan yang menyertainya
Dalam penerapan Sistem ISO 14001, salah satu aspek penting yang harus diperhatikan adalah aspek-aspek lingkungan yang menyertai proses tersebut dan kemudian memberikan informasi tata cara penanganannya. Bagaimana aspek lingkungan tersebut dikendalikan.
Contoh: pada kegiatan proses penggunaan mesin printing, harus menyebutkan informasi mengenai tata cara penanganan terhadap limbah dari mesin tersebut serta bagaimana melakukan penanganan apabila terdapat suatu tindakan emergency tertentu.

(2) Penyertaan informasi K-3 dalam proses
Pada kegiatan yang mencakup adanya limbah B-3, maka dilakukan proses informasi terhadap aspek proteksi sumber daya manusia yang dibutuhkan berhubungan dengan proses penanganannya. Agar tidak mengganggu lingkungan yang lebih luas dan tidak mengganggu kesehatan pekerja.
Contoh: pada kegiatan penanganan limbah B-3 disebutkan secara detail perlengkapan APD (alat pelindung diri) yang harus digunakan oleh karyawan yang menanganinya.

(3) Informasi status persyaratan dan peraturan
Pada kegiatan yang melibatkan aspek lingkungan yang diatur dalam persyaratan peraturan perundangan yang diperlukan untuk melakukan kegiatan yang dimaksudkan tersebut. Dalam beberapa hal, kegiatan terhadap persyaratan dan peraturan tersebut harus dapat dipastikan dijalankan sesuai dengan persyaratan, sehingga perlu untuk ditambahkan ke dalam Instruksi Kerja agar konsisten dijalankan.

Gambaran untuk penyusunan Instruksi Kerja pada Sistem Manajemen Lingkungan adalah suatu panduan sederhana bagi praktisi ISO 14001 untuk menjalankan sistem. Untuk lebih detail dalam proses pengembangan sistem direkomendasikan bagi perusahaan untuk mendapatkan referensi eksternal yang tepat sebagai panduan dalam pengembangan Sistem Manajemen Lingkungan yang dimaksud. (amarylliap@yahoo.com, 08129369926)

PENTINGNYA INTERNAL AUDITOR

Banyak perusahaan yang telah menjalankan Sistem Manajemen ISO lengah untuk melakukan program internal audit dengan menggunakan personel yang tepat. Terlihat bahwa kegiatan internal audit hanyalah program reguler yang dilakukan dengan selang frekuensi tertentu dan tidak memiliki efek yang signifikan terhadap perkembangan dan pertumbuhan dari perusahaan. Apakah hal tersebut benar?

Betapa sayangnya apabila perusahaan sudah melakukan proses investasi terhadap sistem ISO yang berbiaya tinggi, namun ternyata investasi ini menjadi tidak bermanfaat dalam proses implementasi dan aplikasinya. Dalam proses internal audit, salah satu penentu dari status kualitas audit adalah kompetensi dan fungsi dari auditor yang menjalankan program audit itu sendiri.

Berikut adalah peranan penting yang dapat didapatkan dari seorang internal auditor yang kompeten.
(1) Pemecahan masalah
Internal auditor yang tepat dapat melakukan proses pemecahan masalah dari suatu proses. Kegiatan internal audit yang dijalankan secara tepat dapat mengoptimalkan proses pencarian terhadap penyebab utama dari permasalahan yang muncul dalam suatu tahapan proses yang ada.

(2) Pelatihan informal
Internal auditor yang baik akan menjalankan fungsi penjelasan dan pemberian informasi mengenai temuan yang didapatkan serta yang terkait dengan proses implementasi sistem. Begitu juga terhadap mekanisme dari proses pemenuhan klausul yang ada dalam Sistem ISO yang mana sangat dibutuhkan untuk memenuhi standar persyaratan yang ada dalam sistem.

(3) Perbaikan terhadap sistem
Fungsi internal auditor yang tepat adalah melakukan proses perbaikan terhadap sistem yang ada di dalam perusahaan. Pendekatan pada tahapan audit bisa digunakan sebagai bentuk proses perbaikan terhadap sistem yang dijalankan dalam perusahaan, termasuk di dalamnya adalah pemastian bahwa sistem perbaikan tersebut dijalankan sesuai dengan komitmen yang dijalankan dalam perusahaan.

Melihat fungsi pentingnya kegiatan internal auditor ini, ada baiknya perusahaan melakukan perbaikan terhadap program dan sistem pengembangan internal auditor. Lakukan proses ini secara bertahap dan menggunakan referensi eksternal yang tepat untuk proses pengembangan internal. (amarylliap@yahoo.com, 08129369926)

Melakukan Assessment Resiko yang tepat (Implementasi OHSAS 18001)

Bagaimana melakukan proses pemeriksaan terhadap analisis resiko bahaya yang ada dalam penerapan Sistem Manajemen OHSAS 18001. Tersedia beberapa tahapan yang dapat dilakukan oleh perusahaan untuk melakukan proses penilaian resiko dalam penerapan OHSAS 18001.

Langkah Pertama: Menetapkan Detail Tahapan Proses
Lakukan terhadap seluruh pendataan terhadap proses serta detail apa saja yang dilakukan dalam proses dan aktivitas yang ada dalam perusahaan. Kegiatan dan aktivitas yang paling sederhana pun menjadi bagian yang penting dalam pendataan terhadap analisis resiko yang muncul.

Langkah Kedua: Menetapkan Formulasi terhadap pembobotan resiko
Tahapan selanjutnya adalah penyusunan formulasi yang digunakan untuk memisahkan atau mengklasifikasikan antara resiko yang muncul. Proses pemisahan ini digunakan untuk penetapan aspek signifikan atau tidaknya resiko yang muncul dalam tahapan proses operasional yang dijalankan di lapangan. Formulasi ini menetapkan tahapan yang terkait dengan frekuensi (peluang kejadian), severity (resiko yang muncul) serta berkaitan dengan peraturan perusahaan yang terkait dengan aktivitas tersebut.

Langkah Ketiga: Proses pendataan terhadap aspek peraturan yang terkait dengan persyaratan peraturan
Tahapan selanjutnya yang dapat dikembangkan adalah penetapan dan pendetailan terhadap aspek peraturan maupun persyaratan yang berkaitan dengan aspek K-3 (Keselamatan dan Kesehatan Kerja) yang mengikat proses penetapan penjelasan terhadap detail aktivitas yang dijalankan tersebut.

Langkah Keempat: Pemisahan terhadap klasifikasi signifikan
Penetapan aspek signifikan terhadap resiko yang muncul tersebut untuk kemudian dilakukan proses penetapan terhadap tahapan tindak lanjut untuk mengurangi resiko.

Berikut adalah keempat langkah yang yang dapat dijalankan untuk melakukan proses penilaian resiko sebagai salah satu tahapan yang sangat penting untuk dijalankan dalam penerapan OHSAS 18001. (amarylliap@yahoo.com, 08129369926)

LIA CONSULTING

Pertumbuhan bisnis yang cepat kadangkala menyebabkan adanya unsur urgency (kepentingan) yang tinggi pada pelaku bisnis untuk bertindak dan berkembangan agar menjaga posisi dalam persaingan. Kadangkala sulit untuk menempatkan dasar-dasar manajemen yang ideal dalam bisnis dimana kebutuhan untuk menjadi aman dalam persaingan membuat pelaku bisnis menetapkan dalam prioritas kedua. Portal ini adalah suatu bentuk sistem akomodasi sederhana bagi pelaku bisnis untuk mendapatkan informasi, membagi pengalaman ataupun pendampingan yang tepat bagi pertumbuhan bisnisnya. Amaryllia Puspasari (e-mail: amarylliap@yahoo.com, Hp: 08129369926/087884378754)